Accogliere un ospite: Lettera di Benvenuto e Telefonata

Per prima cosa sappiamo che vorresti guadagnare il più possibile senza sprecare il tuo tempo, eppure, se vuoi trasformare la tua nuova attività di host in una vera opportunità, dovrai dedicare attenzione ad ogni aspetto. Una sorta di atteggiamento etico verso la tua casa e nei confronti dei tuoi potenziali clienti: se sarai generoso nel "dare" riceverai molto più di quello che pensi o di quello che ti aspetti.

Chiedi a te stesso: ti piace essere coccolato e viziato? Beh, siamo sicuri al 99,9% che la risposta a questa domanda sia: si! :D Ci abbiamo preso, eh? No, non siamo veggenti! Questa è semplicemente la risposta che la gran parte delle persone ci avrebbe dato.

Ora forse ti sarà più capire perchè sia così importante una lettera di benvenuto per una casa vacanza... esatto! Per viziare e coccolare i tuoi ospiti! :D

Scrivere una lettera di benvenuto è come quando, bussando alla porta di uno sconosciuto, qualcuno ci apre sorridendo, l'effetto è lo stesso, ci si sente accolti e la sensazione è che abbiamo fatto bene a scegliere di bussare! Per chiarire ... il cliente che ha "bussato" alla tua porta prenotando il tuo appartamento, ha scelto te in mezzo a tanti e vuole essere rassicurato che ha scelto bene: la lettera di benvenuto è una conferma in più. Questa è la prima di una serie di esperienze positive che creerai attorno a lui, di cui si ricorderà, che lo porteranno a lasciare recensioni positive e magari a prenotare di nuovo per la prossima vacanza! Questo è ciò di cui tu hai bisogno: il "passaparola" digitale positivo, che equivale a più prenotazioni e quindi a maggiori introiti!

Ecco perchè vale la pena dedicare un pò di tempo anche alla Lettera di Benvenuto! E se non hai tempo o non hai dimestichezza con lo scrivere ci siamo noi di AvaiWeb. Sappiamo bene che il tuo tempo è prezioso, ci mettiamo dalla tua parte perchè, in questo caso, il nostro cliente sei tu e vogliamo semplificarti la vita. Per noi è facile, facciamo questo di mestiere: forniamo soluzioni! Noi pensiamo che il business in genere può e deve essere etico, perciò, oltre alla nostra professionalità ed esperienza, ti offriamo, gratuitamente, anche un supporto pratico: tra poco sarà infatti possibile scaricare il template della "Lettera di Benvenuto"!

COME COMPILARE UNA LETTERA DI BENVENUTO

Personalizzare la lettera che lascerai al tuo cliente è un segno di attenzione e cura nei suoi confronti; lo farà sentire importante e catturerai la sua attenzione.

• Usa il suo nome, questo lo farà sentire davvero il benvenuto, si sentirà coccolato.
• Ricorda che il tuo obiettivo è farlo tornare.
• Ringrazialo.
• Scrivi con sincerità, bastano poche righe per dare un caldo benvenuto.
• Scrivi pensando a quali parole useresti se il tuo cliente "tipo" fosse lì davanti a te, utilizza il "tone of the voice" (modo di comunicare attraverso testi che rispecchino la personalità e i valori di un brand), cioè usa parole che siano in linea con l' immagine che vuoi dare di te, dell'impronta che hai scelto di dare alla tua nuova attività di host e del tipo di soggiorno che vuoi offrire.
• Augura una buona vacanza usando parole semplici ma autentiche.
• Scegli la carta e lo stile che rispecchino il più possibile la tua personalità e che sia in accordo con il Libro di Benvenuto (di cui parleremo più avanti). Ricordati che il cliente sentirà l'autenticità del tuo messaggio anche attraverso queste piccole scelte che farai. 
• Se ti è possibile, lascia vicino alla lettera un biglietto omaggio di qualche manifestazone o concerto che si terranno nelle vicinanze durante la sua permanenza, o di una seduta omaggio in una SPA vicina con cui, magari, avrai concordato una convenzione per sconti e offerte; oppure lascia un pacchettino di biscotti o cioccolatini. Il tuo ospite resterà stupito se riuscirai ad anticipare i suoi bisogni durante il soggiorno.
• Lascia la lettera sul tavolo della cucina o dell'ingresso, magari appoggiandola di fianco o sopra il Libro di Benvenuto (vai all'articolo: il Libro di Benvenuto) in cui scriverai tutte le altre informazioni utili.
• Infine inserisci le regole della casa stampate su un cartoncino a parte, oppure scrivile direttamente sul Libro di Benvenuto (vai all'articolo).
• Ricordati di firmare personalmente la lettera: una firma a penna, di tuo pugno non passerà inosservata!

LA TELEFONATA

Diamo un breve sguardo anche alla telefonata che potresti ricevere dal tuo cliente o a quella che potresti fare tu a lui. 

In generale, anche quando le conversazioni avvengono al telefono, bisogna fare attenzione alla cosiddetta comunicazione para-verbale. Questo tipo di comunicazione non riguarda tanto quello che dici, ma come lo dici, include:

• il tono della voce
• la velocità con cui parli
• il volume della voce
• il timbro vocale

 Anche attraverso questi parametri si può comunicare accoglienza, cortesia e simpatia ... oppure il contrario! Se sorridi mentre parli, il volume è equilibrato, non parli troppo velocemente e moduli il timbro di voce, il tuo ospite si sentirà a suo agio, con una sensazione di benessere alla fine della telefonata. Certo, è importante anche cosa dici: niente parole volgari, usa parole semplici e comprensibili, non strafare, sii te stesso. Usa il tuo linguaggio, quello che ti contraddistingue dagli altri, così facendo trasmetterai la tua identità. Infine, prima di salutare e chiudere la telefonata, invia con WhatsApp la posizione della tua abitazione (geo localizzazione): un modo ulteriore per facilitare il suo arrivo.

ACCOGLIERE CON LA "LETTERA DI BENVENUTO" 

Gentili Anna e Marco,

tutto è pronto per accogliervi e rendere la vostra vacanza piacevole e rilassante. Benvenuti nella mia casa che da ora sarà la vostra temporanea dimora.

(Si può inserire una breve storia della casa e da quanto tempo si affitta)

Mi auguro che risponda alle vostre aspettative maturate durante la progettazione di questa vostra pausa dalla quotidianità. Grazie per aver scelto la mia casa.

Sono certo che in questi giorni troverete ciò di cui siete alla ricerca: tranquillità e pace, allegria e movimento e perchè no, di tutte le cose insieme.

Vi auguro buon umore e leggerezza per assaporare ogni attimo di questa vacanza.

Andrea

Nel libro qui a fianco, che vi invito a consultare, troverete tutte le indicazioni che possono esservi utili durante la vostra permanenza e il mio numero personale di cellulare.